Smart Tips 管理卡 以下我們列出了日後能幫助您聰明管理時間的小秘訣, 這些是時間管理專家整理出來的管理精華, 將有助於您在工作與生活中有效的省下不少時間。

提醒您,可以列印這些秘訣隨身攜帶,在平時加強閱讀喔!!

(一) 硬皮大開記事本的行家工作小秘訣
Q: 為什麼要選擇『硬皮』的記事本呢?
A: 根據使用經驗,『硬皮』的記事本比較好保存,即使整年使用同一本筆記本也不容易損壞。

Q: 我應該在什麼時候填寫大開記事本呢? 
A: 當然隨時都可以,只要您有需要安排的工作,您應該隨時記錄下來。但固定的來說,每天開始工作前更要先安排幾分鐘,填寫或當日應做的工作內容,並且將當日應做的工作項目,進行優先順序的排序。 

Q: 我該如何進行工作事項的填寫呢? 
A: 欄位填寫順序,通常為 工作內容 --- 優先順序 --- 完成 故優先順序 欄位,數字由上而下排列,不一定為順排。完成工作時,您可以是個人習慣,在完成欄位打勾或是標注『OK』,甚至直接將完成項目劃掉來做為註記。

Q: 我需要在筆記本上註明已交付給他人的工作嗎? 
A: 已交付授權給他人的工作,您可以在工作項目處標註您所交付的對象,然後便可將此工作視為已完成。但最好能在截止時間前,關心交付對象完成交付工作的狀況。

(二) e-Mail省時術 
1. 裝設垃圾郵件過濾軟體。 
2. 和刪除鍵做好朋友,想辦法刪除你40﹪的電子郵件,如果主旨和寄件人不能引起你『我非得今天就閱讀或瀏覽這封郵件』那麼就別打開或瀏覽這封郵件,或直接刪除。
3. 寄發郵件每行可設定超過20個字就換行,幫助信件一目了然,行距短較易閱讀。
4. 主旨欄要清楚才能引人注意,但不必讓你的主旨太可愛,因為通常這並不討喜。 
5. 已經閱讀完的郵件就立即刪除或歸檔,不要一直留在信箱中,日後還得在浪費時間再回顧它。 
6. 多利用e-Mail和那些長舌的電話溝通者交涉,雖然你必須先跟一堆文字抗戰,但起碼你可以用自己的速度和方便的時間來進行,更可以減少客套話的時間。

(三) 電話省時術 
1. 試著把每天可接電話的時間整理出來,並排入行程,其他時間就不要再想打電話一事。 
2. 腦中閃過要打某一通電話,就用筆載入行程表。 
3. 若有秘書或答錄機可多多利用他們來過濾電話,以節省時間。過濾時,必須說明你現在外出,不在辦公室,以減少事後不必要的說明。 
4. 每通電話嚴格設定在兩分鐘之內完成通話,甚至你可以準備一個計時器或是三分鐘的沙漏。 
5. 在打電話前就先假設『沒人會接這通電話,將會自動進入語音信箱』,然後即便有人接起電話,你也可以十分專注且口齒清晰且重點的表達你的電話內容。 
6. 問問你常打電話聯絡的人,看他們什麼時候最方便接電話,或什麼時間他們比較可能會在辦公室,盡量在那些時間打電話給他們。
7. 很多人不知道該如何結束一通電話,當想要結束電話你可帶著微笑問對方「我們還有什麼其他的事要討論的嗎?」如果沒有,那麼你就可以說『今天與你的會談非常愉快,再見。』
8. 每天留出特定的時間給別人打電話。
9. 站著打電話可以幫助你自己控制講電話的時間。 
10. 如果你的電話答錄機總是有滿滿的留言,調快播放速度,可以節省不少聽取的時間。 

(四)回電密技 
1. 寫下所有回話討論的主題,避免遺漏重要事項。 
2. 將可能用到的參考資料準備好。 
3. 若主題涉及其他重要人員時,先與這些人溝通。 
4. 回話無人接聽時,將可回電時間、回電號碼、來電目的告知對方,或建議直接與他人聯絡。 
5. 以e-mail來補充,讓對方更易理解,而不用在電話中詳盡解說。  

 

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    andyuvivian2005 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()